Kunnen we de temperatuurmonitoring van medicatie binnen zorginstellingen efficiënter maken?

Kunnen we de temperatuurmonitoring van medicatie binnen zorginstellingen efficiënter maken?

In zorginstellingen wordt de temperatuur van medicatie in koelkasten vaak handmatig geregistreerd. In de praktijk betekent dit dat een medewerker van de instelling elke dag alle koelkasten langsloopt om de temperatuur van de medicijnen te controleren en te registreren. Deze gegevens worden vervolgens handmatig in het systeem ingevoerd. Voor zorginstellingen met meerdere locaties is dit een omslachtige, tijdrovende en daardoor dure werkwijze. Dit kan efficiënter. In deze praktijkstudie laten we zien hoe zorginstellingen de efficiëntie sterk kunnen verhogen door data digitaal te centraliseren.

Achtergrond van de praktijkcase

Net als veel andere instellingen, is de zorginstelling waarop deze casus gebaseerd is niet enkel verantwoordelijk voor de dagelijkse zorg van haar bewoners, maar ook voor het toedienen van medicatie. De organisatie bevindt zich centraal in het land en er zijn 11 locaties. Aan elke locatie is een behandelend arts verbonden en de opslag van medicatie gebeurt per locatie. Soms wordt medicatie van een van de locaties naar een andere getransporteerd. Er wordt veel aandacht besteed aan het monitoren en registreren van de temperatuur van de medicatie om aan de strenge interne en externe kwaliteitseisen te voldoen. 

 

Huidige werkwijze per locatie

Er zijn vier koelkasten per locatie. Alle koelkasten zijn uitgerust met een temperatuurlogger aan de binnenzijde. De temperatuur in de koelkast moet steeds tussen 2 en 8 graden Celcius liggen. Een medewerker controleert dagelijks de temperatuur in alle koelkasten.

 

Het controleren en registreren van de temperatuur in de koelkasten

De medewerker vergelijkt de ingestelde temperatuur van de koelkast met de gegevens op de display van de temperatuurlogger. Indien deze waarden niet overeenkomen, wordt er direct actie ondernomen. Eén keer per maand wordt de temperatuurlogger via USB op een PC aangesloten en worden de gegevens naar Excel geëxporteerd. De medewerker registreert eventuele temperatuuroverschrijdingen en beschrijft de acties die werden ondernomen om de kwaliteit van de medicatie te waarborgen.

Het is verplicht de temperatuurdata te registreren en te bewaren. Bij een audit moet de medewerker aanwezig zijn om het logboek te overhandigen en toelichting te geven indien gevraagd.

 

Monitoring tijdens transport van medicatie

Naast het controleren en registreren van de temperatuur in de koelkasten op de locatie, is de medewerker ook verantwoordelijk voor de registratie van de temperaturen tijdens transport. De thermobox die gebruikt wordt voor transport bevat ook een temperatuurlogger. De gegevens van de logger worden na het transport geëxporteerd naar Excel. Ook deze gegevens moeten worden voorgelegd bij een audit. 

 

Nadelen van de huidige werkwijze

De temperatuurgegevens van alle koelkasten op alle locaties dagelijks registreren en die gegevens regelmatig exporteren zijn tijdrovende handelingen. Bovendien is een handmatige werkwijze erg foutgevoelig.

De hardware met ingebouwde temperatuursensor is erg gevoelig voor de omgevingstemperatuur. Dit zorgt voor foutmeldingen die niet relevant zijn voor de kwaliteit van de voorraad. Een sensor kan bijvoorbeeld reageren op een warmtestroom bij het kort openen van de koelkastdeur. Dit betekent echter niet dat de temperatuur van de medicatie in dezelfde mate gestegen is.

Er is een groot tekort aan personeel in de zorg, daarom is elke minuut die niet besteed kan worden aan een cliënt een minuut te veel. De pandemie zette sinds maart 2020 extra druk op de zorgmedewerkers. Handelingen zoals het loggen van temperatuurdata werden in de drukte van de hectische dagen over het hoofd gezien.

Als de temperatuur niet adequaat gemonitord wordt, kan de werkzaamheid van de medicatie tijdens de behandeling dalen. Bovendien is er een verhoogde kans op medische complicaties als de medicatie langdurig bewaard werd in een omgeving die niet aan de temperatuureisen voldeed.

 

De hulpvraag vanuit de zorginstelling

De zorginstelling heeft Praxas om advies gevraagd bij de implementatie van een centraal systeem dat de temperatuur automatisch monitort op de 11 locaties en dat actie onderneemt bij de vaststelling van waarden buiten de ingestelde temperatuurgrenzen.

Dit systeem moet voldoen aan een aantal randvoorwaarden. Het moet eenvoudig te installeren zijn, gebruikersvriendelijk en toegankelijk voor meerdere medewerkers. Data moeten opgeslagen worden in een overzichtelijke database en handmatige handelingen moeten tot een minimum beperkt worden. Het systeem moet op zowel vaste als mobiele locaties kunnen worden gebruikt en het moet gebruik maken van de bestaande infrastructuur. Dure en tijdrovende veranderingen aan het netwerk zijn uit den boze. Er moet een sluitende registratie kunnen worden voorgelegd bij een audit en de financiële investering moet binnen de perken blijven.

Dit was een heel uitgebreid pakket aan logische randvoorwaarden. Praxas heeft een oplossing geboden die aan al deze voorwaarden voldoet.

 

Centrale opslag van temperatuurdata

Op basis van de huidige tekortkomingen, wensen en randvoorwaarden werd voorgesteld om te werken met temperatuurloggers met een wifi-module, sensor en glycolbuffer. De ingebouwde wifi-antenne kan zeer eenvoudig op elk bestaand wifi-netwerk worden aangesloten. De externe sensor met glycolbuffer meet de kerntemperatuur van de medicatie, waardoor er minder kans is op foutieve metingen. Voor transporten werd een combinatie van een thermobox met een temperatuurlogger aanbevolen.

De temperatuurlogger communiceert met een online platform. Data worden centraal opgeslagen in de cloud en er is geen handmatige registratie nodig. De temperaturen worden overzichtelijk, per temperatuurlogger, weergegeven. De bevoegde personen krijgen een bericht via een app of per e-mail bij eventuele temperatuuroverschrijdingen. Ze kunnen op het platform een notitie toevoegen over de oorzaak van de melding, de stappen die genomen zijn om het probleem op te lossen en de staat van de medicatie.

Omdat de temperaturen per temperatuurlogger geregistreerd worden, kunnen de verschillende locaties met elkaar vergeleken worden. Bovendien kan men zien welke koelkasten niet goed presteren en misschien aan onderhoud of vervanging toe zijn. 

Het online platform is voor meerdere mensen toegankelijk. Het is ook mogelijk om een auditor uit te nodigen zodat hij of zij direct toegang heeft tot alle gegevens en zo efficiënt kan auditen.

 

Het resultaat

Door de implementatie van deze oplossing is de efficiëntie van de zorginstelling duidelijk toegenomen.  Het aantal handmatige handelingen van medewerkers is sterk gereduceerd. Door de centrale opslag van data is de kans op fouten tot het minimum teruggebracht. Het resultaat is een sluitend logboek dat altijd up-to-date is. Enkel bevoegde personen hebben inzage. Medewerkers spenderen veel minder tijd aan het monitoren en registreren van temperatuurdata. Daardoor leverde deze investering een besparing op. Bovendien hebben we hierbij niet eens rekening gehouden met de extra aandacht en zorg die de patiënt hierdoor krijgt.

 

Interesse in deze oplossing?

Wilt u meer informatie over het implementeren van een centraal systeem voor temperatuurmonitoring van medicatie in uw zorginstelling, huisartsenpraktijk of apotheek? Neem gerust contact op. Samen bekijken we dan hoe deze oplossing de efficiëntie van uw workflow kan verhogen.

Reacties

Wees de eerste om te reageren...

Laat een reactie achter
* Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.